Un système d’archivage électronique (également connu sous le nom de ERMS : Electronic Records Management System) est un outils logiciel spécifique. Il permet l’archivage à valeur probante des documents d’une organisation.
En France, les SAE (Systèmes d’Archivage Numérique) font l’objet d’une norme depuis mars 2009. Il s’agit de la norme AFNOR NF Z 42-013. Une nouvelle norme ISO 14641-1 issue de cette première norme a également vu le jour. Elle est à prendre en considération comme norme de référence pour les années à venir.
Les moyens techniques peuvent être assurés soit par l’utilisation d’un Coffre-fort Électronique, soit par la mise en œuvre d’une solution informatique développée en interne respectant les normes énoncées ci-dessus.
En se basant sur des principes organisationnels, un SAE va permettre d’assurer la traçabilité et la conservation de tout ou une partie de l’information d’une organisation ou d’un projet.
Un système d’archivage numérique peut jouer le rôle d’un mécanisme de sécurité. Il permet de donner une valeur probatoire à l’élément « archivé ».
Afin d’assurer cette valeur probante, le document électronique versé est accompagné de métadonnées qui vont permettre de décrire celui-ci (la norme ISO 15836 :2003 permet de structurer ces métadonnées quelque soit le document versé dans le SAE).
Grâce à ce type de dispositif on peut suivre le cycle de vie du document intégrant le système d’archivage électronique. Le principe consiste à réaliser un enregistrement unique du document lorsque celui-ci est versé dans le SAE. Cet enregistrement est appelé « Records ». C’est lui qui permet de donner une valeur probatoire à l’élément archivé.
Puis toutes les opérations effectuées sur le document vont ensuite être enregistrées, ce qui permet une certaine traçabilité de l’élément. Cette traçabilité sur les opérations liées à ce document correspond à un processus de records management.
Le rôle d’un Système d’Archivage Numérique ne s’arrête pas à ce mécanisme de sécurité du document. Il permet également de stocker, consulter et gérer ses preuves numériques de façon rapide et efficace.
On va pouvoir horodater chaque document. Horodater un document permet de lui donner une date certaine et prouver ainsi son antériorité.
On va également pourvoir faire appel au scellement numérique et à la signature électronique (ou signature numérique). Ce sont des mécanismes permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Ils permettent d’augmenter l’effet probant de certains documents stratégiques.
Et enfin, face aux flux d’informations aujourd’hui multicanaux et multi-format, un système d’archivage numérique va permettre de maitriser l’ensemble de ces flux d’archivages entrants et de les centraliser.
Au niveau économique, un SAE va permettre de maitriser les processus de trie et de destruction du document papier. En effet, sous certaines conditions, un système d’archivage numérique permet la suppression des originaux papiers. Le SAE va alors permettre de diminuer de façon importante les espaces de stockage nécessaires à la conservation des documents papier.
L’élaboration d’un plan de classement est généralement complémentaire au SAE. Il va permettre d’organiser les documents au sein du système d’archivage. Ce système de classement permet de structurer le contenu versé de façon automatisée le plus souvent à partir des métadonnées enregistrées pour chaque élément.