Plan de Classement

Un plan de classement (appelé également plan de classification) est un système hiérarchisé pour l’organisation de l’information. C’est une méthode uniforme permettant de classer l’ensemble des documents propres à un projet ou une organisation.

La classification est un langage documentaire. Elle permet d’organiser un ou plusieurs domaines de connaissances, par un système de classes et sous-classes, par sujet, du général au particulier. Chaque  sujet répertorié est précédé d’une côte ou indice (un code chiffré ou alphabétique ou alphanumérique) permettant de localiser rapidement l’information. Ces indices sont exprimés par un libellé textuel.

Un plan de classement a pour objectif de servir d’outil de travail et de guide. Il n’a pas de valeur impérative. Il est ainsi personnalisé afin de s’adapter au fond documentaire existant.
Les bibliothèques utilisent des plans de classement préalablement définis afin d’organiser leur fond documentaire. Leur plan de classement a ainsi pour but d’organiser les collections intellectuellement, mais aussi physiquement afin qu’elles soient le plus accessible possible pour le public et leurs usagers. Les classifications les plus connues sont la CDU (Classification Décimale Universelle) ou la classification de Dewey, très utilisées dans les fonds publics.

L’élaboration du plan de classement est issue d’une réflexion poussée et personnelle à l’entreprise pour définir une classification qui répondra au mieux à l’organisation de l’entreprise, ses usagers et l’exploitation de l’information qui en est faite.

Dans une organisation, le plan de classement répond à différents enjeux. Il permet d’éviter une dispersion des collections, faciliter les recherches des usagers, gagner du temps lors du rangement, harmoniser les pratiques…

Il existe plusieurs grandes méthodes de classement.
Ainsi on retrouve :

• La méthode de classification alphabétique.
  Cette méthode permet de classer les documents en fonction de leur titre. Elle s’adapte parfaitement au fond documentaire, que la nature des documents soit homogène ou non.
• La méthode de classification numérique.
  C’est celle des professionnels du classement tels que les archivistes par exemple. Elle s’applique très souvent aux fonds documentaires traitant de gros volumes. Le principe consiste à ranger les dossiers les uns derrière les autres au fur et à mesure de leur venue, puis de leur attribuer un numéro d’identification.
• La méthode de classification thématique ou idéologique.
  Cette méthode est couramment utilisée dans le secrétariat. Elle consiste à regrouper les dossiers d’abord par rubrique, puis par grands thèmes. La disposition s’organise de façon géographique à travers un critère d’accessibilité et d’utilisation courante ou non.

Toutes ces méthodes sont combinables entre elles et paramétrables afin de s’adapter au fond documentaire existant. Elles doivent toujours s’accompagner d’un « guide d’utilisation » clairement défini et affiché. Il permet à chacun de comprendre le système de classification mis en place. Ainsi les usagers peuvent facilement et rapidement classer ou rechercher un document dans ce système.

Lors de la mise en place d’une classification, il est conseillé de planifier une phase de teste sur les utilisateurs de tout profil, afin de s’assurer de son bon fonctionnement. Puis de former les futurs usagers pour assurer une prise en main efficace du dispositif.

← Retour