Le cycle de vie

Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.

Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue s’affrontent. Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.

Ainsi du point de vue du records management,  les étapes du cycle de vie du document, s’organisent de la façon suivante :

• La création du document ;
• La validation du document ;
• La diffusion, publication et utilisation du document ;
• La fin de l’usage courant du document ;
• La fin de l’obligation légale de conservation du document (déterminée par une durée d’utilité administrative).

La théorie archivistique du cycle de vie du document a été définie par Théodore Schellenberg en 1956, soutenu par Yves Pérotin en France.
Cette théorie organise le cycle de vie du document à travers trois périodes :

• Les archives courantes, cette étape recouvre la période de création du document ainsi que son usage courant qui en est fait ;
• Les archives intermédiaires, cette étape recouvre la période entre l’utilisation courante du document, et sa conservation temporaire répondant aux exigences légales ou fonctionnelles ;
• Les archives définitives, cette étape recouvre à la période de fin de vie du document, qui se caractérise soit par sa destruction, soit par sa conservation définitive.

En entreprise, il est primordiale de gérer de façon optimale les documents qui sont générés dans le cadre de son activité. Les documents peuvent jouer le rôle de « trace » ou de « preuve », et deviennent ainsi garant d’une vérité, d’un acte ou d’un savoir. Le but est alors de bien maitriser leur cycle de vie pour limiter les frais liés à l’archivage des données, mais également limiter les risques de se trouver exposé sans pouvoir faire appel au document « probant » pour garantir son authenticité.

Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est : « Faut-il garder ce document ? ». Sur un principe de précaution on peut être amener à conserver des documents bien après sa période d’archivage légal. Dans un premier temps, il est donc important pour un organismes de bien définir les obligations légales ou fonctionnelles de conservation du document.

Mais, de la même manière que l’archivage de la masse de document papier représente une coût financier, la conservation d’un document électronique n’est pas sans conséquence, puisqu’on va consommer de l’espace de stockage numérique et assurer sa maintenance à l’aide de sauvegarde régulière.

Il est donc important de bien définir les conditions de conservation d’un document, que ce soit au niveau :

• De son support (garantir la sécurité) ;
• Son format (garantir sa pérennité) ;
• La gestion des sauvegardes ;
• La gestion des droits d’accès ;
• Les dates de suppression.

Ainsi, une bonne maîtrise du cycle de vie du document numérique permet de maitriser les dépenses liés à l’archivage, garantir la valeur probante des documents lors de la restitution et assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents numériques.

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