La Gestion Électronique de Documents (appelé également GED ou Electronic Content Management) est un procédé permettant d’organiser et gérer les informations électroniques, provenant de différents flux, au sein de l’organisation.
Les solutions de Gestion Électronique de Documents s’organisent le plus souvent comme un portail numérique entièrement paramétrable aux besoins de l’entreprise. Ce dispositif permet de centraliser l’ensemble des informations quelque soit leur format (PDF, HTML, Doc, vidéo, audio, autocad …), de façon structurée et homogène. Tous les documents électroniques sont ainsi intégrés au système de traitement de l’information de l’entreprise.
Les documents papier peuvent également être intégrés à travers un processus de dématérialisation grâce à l’utilisation d’un scanner ou numériseur combiné à un système de lecture automatique de document (LAD).
Ainsi, un système GED (gestion électronique documentaire) permet d’identifier et trier une multitude de types de documents :
Une solution de Gestion Électronique de Documents peut également aider l’utilisateur à « traiter » chaque document de façon personnalisée en utilisant un système de vignettes. Ces vignettes permettent d’annoter les documents d’indications telles que l’auteur, la date, les mots clés… Ce qui facilite le traitement ou la recherche du document.
Les enjeux de la gestion Électronique Documentaire sont nombreux.
Mettre en place un système GED dans son organisation, permet de maitriser les différents flux d’informations entrants et sortants. Il améliore la circulation du document au sein de l’entreprise et il participe activement au processus de travail collaboratif grâce à un partage des connaissances facilité.
Il permet également d’assurer la traçabilité d’un document en conservant l’historique de toutes les manipulations et changements effectués sur un dossier.
