Un document est constitué d’information portée par un support.
L’information y est délimitée et structurée de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible. L’information peut être perçue et comprise grâce à son support, donc grâce au document. Le document a donc pour but de diffuser l’information.
On distingue deux grandes familles de document : le document papier et le document numérique.
Voici quelques exemples de type de documents pour chacune des grandes familles :
Le document numérique ou document électronique.
L’information a un support issus des technologies numériques. Le document est alors considéré comme un fichier, caractérisé par un format tel que .doc, .docx, .odt, .txt, .html, .php…
En entreprise, on trouve tout type de documents : bulletin de paie, contrat de travail, certificat de travail, reçu pour solde tout compte… à chacun de ces documents est associée une valeur légale.
Le document « imprimé » a une valeur probante plus marquée que le document électronique, car ce dernier est plus facilement réversible et modifiable.
Le développement massif et rapide de l’information électronique, est à l’origine d’une recrudescence du document numérique en entreprise. Aussi, il est nécessaire de pouvoir garantir l’intégrité et l’authenticité d’un document électronique. Pour se faire, plusieurs disciplines ont vu le jour telles que l’archivage électronique, le Records Management ou encore la Gestion Electronique de Document (GED), pouvant intervenir chacun de façon spécifique sur la valeur probatoire du document numérique.
La GED ou GEID (Gestion Electronique d’Information et de documents dans l’entreprise), est un atout majeur pour la gestion des documents dans une organisation. Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages sur le plan organisationnel. Il va permettre de stocker les documents générés de façon structurée, ce qui va faciliter leur recherche, leur restitution (pour un usage courant) et leur archivage de façon sécurisé.
Ce type de dispositif va bien sûr permettre d’apporter une certaine sécurité du stockage et de garantir la valeur probante de certains documents numériques.
Au-delà de ses avantages opérationnels, un système de GED peut également permettre de réduire les coûts de stockage des documents (notamment grâce à la dématérialisation de certains documents papier), ainsi que centraliser les données de façon sécurisée et structurée.
Lorsque le document est conservé au-delà de sa « durée d’usage » (période qui suit généralement sa création), il peut être archivé afin d’être conservé dans de bonnes conditions à plus ou moins long terme, il peut aussi être détruit s’il dépasse sa valeur légale.
Le développement du document numérique a également bouleversé la séquence « classique » du cycle de vie du document.
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.