La codification correspond à l’ensemble des règles de nomination d’un document.
D’une façon générale, on peut définir la codification comme l’ensemble des langages documentaires utilisant un système de signes (symboliques, alphabétiques ou numériques) pour représenter de façon unique un document.
Ce langage est utilisé par les professionnels de la gestion de l’information et des documents. Il intervient au moment de la description du document ou pour le choix du classement afin que chaque ouvrage (document) se retrouve facilement.
La codification a pour objectif de catégoriser et indexer chaque document. Elle est utilisée pour la recherche documentaire et pour le classement. Elle permet également de faciliter la sélection et la consultation des documents.
Les systèmes de classification font appel à de la codification pour indexer, organiser et marquer chacun des documents.
La classification de Dewey en est un exemple.
La Classification décimale de Dewey est un système de classification qui fut développé par Melvil Dewey en 1876. Ce système a pour objectif de classer l’ensemble des connaissances humaines dans des bibliothèques à travers un système de répartition pluridisciplinaire à vocation universelle. Ce qui signifie que la classification permet une organisation des connaissances en un système ordonné de classes et sous-classes qui établit des relations entre les notions selon leur sujet. Chaque classe et sous-classe est représentée par une notation ou indice. Cet indice peut être représenté par un symbole, une lettre et/ou un chiffre.
Au total la classification décimale de Dewey retient dix classes, qui correspondent à 9 disciplines dites fondamentales auxquelles s’ajoute une classe « généralités ».
Extrait sur deux niveau, d’une division :
« 300 – Sciences sociales
Lors de l’opération de classement, on choisit une place cohérente dans le système de classification. On lui attribut un indice en fonction de cette place. Puis on définit la côte du document en fonction de cet indice. Cela permet de créer l’équivalent d’une « adresse » au document.
Par exemple, si on reprend l’extrait ci-dessus, un ouvrage qui porte sur le thème du droit au commercial, porterait l’indice 343.
Lors de la recherche physique du document, l’utilisateur part de la notice (liste explicative des indices), pour trouver la bonne côte. Cela permet de situer avec plus de précision l’endroit où se trouve un document avec un contenu intéressant.
Une nomenclature est également un langage documentaire au même titre qu’une classification. On parle de classement mono hiérarchique, qui permet, à travers différents niveaux, de couvrir l’ensemble des notions présentes dans un domaine spécifique de la connaissance.
Une nomenclature a pour but de structurer un ensemble de termes relatifs à une discipline. Pour cela, elle utilise un système de codification, c’est à dire un langage contrôlé et normalisé qui va être utilisé pour l’indexation et la recherche de documents. Ainsi, la nomenclature fait également appel à un système d’indices pour nommer chaque document.
La nomenclature chimique est un exemple très connu de nomenclature, qui prédéfinit une méthode de dénomination des composés chimiques. Il n’existe pas de méthode arrêtée pour les composées chimiques, même si la nomenclature IUPAC est la méthode la plus fréquemment utilisée à ce jour.
L’objectif d’une nomenclature chimique est de s’assurer que l’utilisateur qui va entendre ou lire le nom d’un composé chimique soit certain du composé auquel il réfère. Ainsi, chaque nom doit correspondre à une substance unique.
Extrait wikipedia :
Dans cet exemple de tableau de nomination, la dénomination se compose de trois parties :
