Archivage électronique

L’archivage électronique ou (l’archivage de contenu électronique) est l’ensemble des actions et des outils mis en œuvre pour contenir et sécuriser des documents électroniques, de façon sécurisée.
On va donc archiver les informations numériques de manière pérenne dans le but de les restituer de façon intègre et fidèle à leur forme d’origine.

L’archivage électronique répond aux mêmes principes que l’archivage papier. Cependant, il va faire appel à des particularités techniques (et électroniques) dans son traitement.

Au niveau des durées de conservation, celles-ci vont concerner les mêmes durées que pour de l’archivage classique (archivage papier).
Le document électronique archivé va servir de preuve, il est donc nécessaire de conserver ses données sur toute la durée pendant laquelle la responsabilité peut être mise en doute, jusqu’à la prescription de l’action que celles-ci concernent.
Par exemple, que ce soit sous forme papier ou sous forme numérique, les contrats commerciaux doivent être conservés pendant 10 ans après leur signature.

Sont considérés comme des documents d’archives, les documents qui ont pour spécificités :

• Un contenu non modifiable ;
• Une obligation de les conserver (obligation légale ou fonctionnelle) ;
• Une soumission à une gestion spécifique d’archive.

Les archives électroniques peuvent concerner aussi bien les mails, les documents bureautiques, les dossiers numérisés, les données échangées de façon électronique, les bases de données…

Au niveau légal, l’article 1316-1 du code civile explique que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établit et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ».
Ainsi, le document électronique peut servir de preuve sous deux conditions :

• De pouvoir identifier son auteur de façon formelle ;
• De pouvoir garantir qu’aucune modification n’a été faite sur le document depuis sa création ;

L’archivage numérique se décrit en quatre étapes :

• Le versement : on transfère le document de son environnement de création vers son environnement de conservation ;
• L’enregistrement : on enregistre le document lors de son versement afin de conserver un état probant de sa forme d’origine ;
• La gestion : cette gestion concerne aussi bien le tri, la diffusion ou la suppression de documents arrivés au terme de leur temps de conservation ;
• La restitution du document : lorsque l’on a besoin de prouver la valeur probante d’un document.

 

Un système d’archivage électronique implique la définition d’une politique de conservation et d’élimination des dossiers et des documents générés dans l’organisation. On parle de calendrier de trie ou tableau de trie. Il définit pour chaque type de document leur durée de vie à partir de critères légaux ou fonctionnels.
On peut renforcer sa politique d’archivage en l’accompagnent d’un plan de classement. Celui-ci permet alors d’organiser le stockage des documents de manière organisée pour pouvoir les localiser de façon rapide et pratique.

Par ailleurs, il est nécessaire d’adapter ses moyens d’archivage électronique aux évolutions technologiques à venir pour assurer la sécurité et la durabilité exigées de la conservation électronique. Ainsi les solutions envisagées visent une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.

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